湖北工业大学学生档案管理办法

第一章总 则

第一条 为规范学校学生档案管理，维护学生利益，根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校学生管理规定》等规定，结合学校档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学生档案，是指取得学籍的全日制普通本专科生和研究生在校期间形成的反映个人经历和各方面表现的真实记录，是学生人事档案的重要组成部分。

第三条学生档案管理工作，是学校为社会主义建设培养、选拔、录用人才服务的一项基础性工作，必须坚持真实、完整、安全、集中统一管理的原则。

第四条全校学生档案由档案馆集中统一管理，档案馆负责学生档案的接收、整理、保管、利用和转递工作。

第五条 学生工作部（处）、教务处、研究生院、组织部、团委、招生与就业指导处、校医院和各学院是学生档案材料的主要形成单位，负责按规范形成本单位职责范围内的学生档案材料，完成档案材料的收集、整理、归档工作。

第二章 档案收集归档

第六条适应国家干部人事工作的需要，各学生档案材料形成单位要在学生原入学前档案的基础上，全面收集学生在校受教育期间形成的各种有价值的材料，充实学生档案。

第七条学生档案收集范围包括：入学前档案；本专科生学生登记表；研究生入学登记表；研究生录取登记表；入党、入团材料；学年鉴定表；奖励材料；处理、处分及解除处分材料；学习成绩登记表；学位评定与授予材料；学籍变更证明材料；个人姓名、出生日期等重要信息变更证明材料；参军入伍材料；创新创业及社会实践材料；毕业生登记表和优秀毕业生登记表；毕业生就业通知书；毕业生体格检查表等。具体内容见附件《湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。

第八条学生档案收集、归档实行档案材料形成单位分工负责制度，各档案材料形成单位应按时、按要求收集、整理、移交档案材料，任何单位和个人不得擅自留存档案材料或拒不归档。具体分工见附件《湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。

第九条 新生入学前档案和本专科生学生登记表、研究生入学登记表、研究生录取登记表由归档责任单位于新生入学当年11月底前整理好移交档案馆。学生在校期间形成的档案材料，由归档责任单位于材料形成后15个工作日内整理好移交档案馆，其中入党入团材料、学习成绩登记表、学位评定与授予材料、毕业生登记表、就业通知书、体格检查表等学生毕业相关的档案材料，归档时间根据毕业生派遣时间另行安排。

第十条转学来校的学生，学籍管理部门应于转学手续办理完毕10个工作日内通知学生持转学审批材料到档案馆办理调档手续，学生所转入学院应于15个工作日内归档学生入学登记表，档案馆应于学生档案转递到校后5个工作日内为学生建档。

第十一条凡归档的材料必须真实、完整、齐全、文字清楚、手续完备。材料规定要由组织审查的，必须经组织审查盖章后方能归档。

第十二条 学生档案信息记载要准确、规范。各档案材料形成单位应制定材料填写规范，做好宣传工作，指导学生真实、完整填写相关信息，保证姓名、出生时间等基本信息的准确性和一致性。

第十三条 归档材料的字迹必须是不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十四条 学生档案材料形成单位对归档材料质量负责，档案材料在归档前，材料形成单位应进行认真审核，对书写不规范的应当重新制作，对手续不完备的应补全手续。姓名、出生时间、入党和入团时间、政治面貌等重要信息处有更改痕迹的，由档案材料形成单位审核并在更改处加盖单位公章。

第十五条 学生档案归档责任单位应对归档的材料编写一式两份的归档材料移交清单，归档时按清单核查并办理移交登记手续，清单由交接双方签字后各存一份备查。

第十六条 档案馆对应归档而未按时归档的材料应及时催收。

第三章 档案整理与保管

第十七条 新生档案归档后，档案馆应及时整理建档，使用统一的档案袋装盛档案，档案袋封面要详细标注学生院别、专业、姓名、学号等基本信息，以及袋内档案类别信息，要根据便于查找的原则采用科学的方法对档案进行排架。对于符合归档要求的材料，档案馆应在接收后30个工作日内放入学生个人档案，毕业生档案应在毕业生离校后15个工作日内完成整理、转递工作。

第十八条 档案馆要严格库房管理，配置铁质档案柜，防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施齐全，定期进行安全检查，并建立严格的档案登记和统计制度，确保档案的安全与完整。

第十九条 学生在校期间学籍发生变动的，学籍管理部门应在10个工作日内将学生学籍变更情况通知档案馆，档案馆根据以下不同情况对学生档案进行管理：

㈠转专业学生的档案，应及时转到新班级并变更存址信息。

㈡休学学生的档案，暂作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案管理并变更存址信息。

㈢留级学生的档案，应及时转到所留班级并变更存址信息。

㈣在校生应征入伍，持部队调档函可将档案转递至入伍部队，未办理档案转递手续的，档案暂作非在校学生档案妥善保存。退伍复学的，由地方民政部门通过学校武装部将入伍档案移交档案馆，档案馆按学籍管理部门分班信息及时将其档案重新归入在校生档案管理并变更存址信息。

㈤在校生参加学校组织的跨校联合项目，在联合培养学校学习期间，档案暂作非在校学生档案妥善保存。

㈥开除、退学、取消学籍、取消入学资格、出国不归、死亡的学生，学生所在学院应及时通知学生或学生家长到档案馆办理档案转递手续，未将档案转出的，档案由学校退回其家庭所在地。

第二十条 已归档的学生档案材料，不得涂改、抽取、撤换、添加档案材料。确因材料归档不全需补充归档、材料手续不全需补全手续的，经档案馆审核同意后，由学生档案归档责任单位在相应档案材料首页记录补充归档、补全手续情况并加盖公章，档案馆将相关情况记录并存档。

第二十一条 毕业生因人事档案丢失等原因需补办在校期间档案的，必须持个人补办申请、所在单位出具的档案遗失证明，由学生工作部（处）、研究生院分别负责本专科生、研究生的毕业生登记表补办，档案馆负责学籍成绩表、录取名册、毕业生名册等档案证明办理。

第四章 档案转递

第二十二条学生因毕业、升学、转学、退学、开除、取消学籍等原因离开学校的，档案馆应及时将其档案转递到新的主管单位。毕业生档案按毕业生就业通知书上签发的单位转递。升学的毕业生，其档案按调档函地址转递。转学的学生，其档案按转学审批表所批准转入的学校转递。退学、开除、取消学籍、取消入学资格、死亡的学生和未报到新生，其档案转回其家庭所在地。

第二十三条 凡转出的学生档案，必须齐全完整、严格密封，通过国家指定转递渠道转递或派专人送达，不得邮寄或交本人（含亲朋）自带。学生档案不得分批转递。

第二十四条转出的学生档案，档案馆应完善档案转递去向台账，建立档案转递回执制度，以防档案丢失。各类档案转递去向台账必须整理后长期保存备查。

第二十五条学生档案已转递出校的，学校提供转出去向、转递渠道查询和学籍档案证明服务，不再归档、转递档案已转出学生的档案材料。学生可持有效证件查询其档案保管、转递信息。

第五章 档案查（借）阅

第二十六条学生档案不对个人查阅。校内学生工作系统的各单位（部门）因工作需要查阅学生档案的，须经查档单位（部门）负责人、档案馆分管学生档案负责人审批同意。校外单位查阅学生档案的，须持单位介绍信、查档人身份证并经档案馆分管学生档案负责人审批同意。

第二十七条 学生档案一般不借阅，校内单位确因工作特殊需要必须借阅学生档案的，须经借档单位、学生所在学院、档案馆负责人审批同意，借阅期限一般不超过7天。

第二十八条 凡查（借）阅学生档案，必须履行批准和登记手续。查（借）阅人必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料，未经批准不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容，严禁对外泄漏、公布档案内容。

第六章 附 则

第二十九条对在学生档案形成、接收、归档、整理、保管、利用、转递过程中，违反本办法相关规定，造成档案缺失、损毁、泄密的，或涂改、伪造档案的，视其情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》予以处罚。

第三十条 本办法自公布之日起实行。原《湖北工业大学学生档案管理办法》（湖工大档案〔2013〕1号）同时废止。

第三十一条 本办法由档案馆负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起施行。

附件：湖北工业大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表

附件

湖 北 工 业 大 学

学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表